Aanleiding
Afdeling Huisstijlmedia van Directie Bedrijfsvoering van het Ministerie van EZ beheert en faciliteert de rijkshuisstijl naar alle 6.000 (!) collega’s. Niet alleen collega’s binnen het kerndepartement maar ook van alle uitvoeringsorganisaties zoals Agentschap NL, Voedsel en Warenautoriteit, Agentschap Telecom en het Centraal Planbureau. Totaal ongeveer 700 opdrachten per jaar. Van heel eenvoudige, bijvoorbeeld 50 naambadges, tot een eenmalige complexe opdracht zoals een jaarverslag of complete campagne. Ook hier geldt de bekende 20-80-regel: 20% van de items zorgen voor 80% van het werk. Met name de eenvoudige producten kosten relatief veel administratie en communicatie met de interne opdrachtgever. Ook bestaat het vermoeden dat er veel eenvoudige producten door externe creatieve bureau’s worden opgemaakt. Terwijl die eenvoudige producten juist weinig creatieve ruimte hebben binnen de rijkshuisstijl.
Wens
Veel items zijn zó eenvoudig dat de opdrachtgever het eigenlijk prima zelf zou kunnen regelen. ‘En waarom ook niet?’ moet projectleider Bob Borghart (EZ) gedacht hebben. Zolang we ze het juiste gereedschap bieden kan dat ook. En hoogstwaarschijnlijk nog sneller, makkelijker en goedkoper. De rijkshuisstijl moet natuurlijk wel worden geborgd in de gekozen oplossing. En als het zó laagdrempelig wordt dat we de freubelaars weer in het gelid kunnen krijgen en zelfs minder dtp-uren hoeven in te kopen bij creatieve bureau’s verdient de oplossing zich op korte termijn ook weer terug.
Oplossing
Vanwege de jarenlange samenwerking met het ministerie, de nauwe betrokkenheid bij het ontwikkelen van de rijkshuisstijl én de ruime ervaring op het gebied van web2print oplossingen was een geprekspartner snel gevonden. Op basis van het programma van eisen van EZ schreef ik een plan van aanpak en maakte de begroting. Met een verwachte terugverdientijd van minder dan één jaar. Na een demonstratie van eerder gebouwde web2print oplossingen gingen we aan de slag. Binnen 6 weken konden de eerste opmaakmodules al worden getest. Na 2 weken finetunen en programmeren van aanvullende wensen volgde de lancering. Intussen zijn er honderden gebruikers die nu regelmatig zelf aan de slag kunnen.