Aanleiding
De landelijke politie eenheden moeten slagvaardiger en zelfredzamer worden op het gebied van vormgeving van communicatiemiddelen. En daar mocht ik bij helpen. Mijn opdracht was het realiseren van een online omgeving waar alle communicatieadviseurs, en later zelfs alle politiemensen, zelf hun middelen kunnen opmaken. Laagdrempelig en binnen de huisstijl.
Programma van Eisen
In samenspraak met de gebruikers is een lijst met de eerste tien online web-to-print templates opgesteld. Met de art director bepaalde ik per middel de ‘business rules’: huisstijlregels, vrijheidsgraden, default instellingen, afhankelijkheden, rechten, etc. Samen met de functionele en technische eisen werd dit de basis van de aanbesteding.
Begeleiding Inkoopproces
Op verzoek van Inkoop stelde ik een shortlist van leveranciers op die de klus zouden kunnen klaren. Na een demonstratie van hun applicaties en een briefing ondersteunde ik het inkoopproces met het opstellen van de offerteaanvraag, het vaststellen van de selectie-criteria en hun weging, het beantwoorden van de vragen tijdens de aanbesteding, het organiseren van de beoordeling door een commissie en het schrijven van het gunningsadvies.
Begeleiding Ontwikkelfase
Nu we de meest geschikte leverancier hadden gevonden konden we echt aan de slag. Verzamelen van Indesign-bestanden, instrueren van de programmeur, tussentijds bijsturen, managen van verwachtingen, testen, controleren en keuzes maken. Door een enorme inspanning, een strakke planning en een geweldige samenwerking tussen alle stakeholders kon het Ontwerpportaal binnen 6 weken live.
Draagvlak
Zonder draagvlak geen succes. Samen met de Politie maakte ik een gebruikershandleiding en organiseerde een beheerderstraining en inspirerende gebruikersworkshops voor alle eenheden. Volgens het train-de-trainer principe.
Toekomst
Afhankelijk van de vragen uit het land gaan we het Ontwerpportaal uitbreiden met meer templates. Ook gaan we proberen naadloos aan te sluiten op bestaande inkoop- en productieprocessen. En we gaan voor de standaard (voorraad- of POD-)middelen een webshop optuigen. Wat een mooie klus voor een mooie organisatie!